Командировки

Сотрудник университета направляется в командировку приказом ректора.

Для оформления командировки по научному проекту создается комплект документов через ИСУ – Административная деятельность – Командировки. В подсистеме «Командировки» формируются приложения к приказу ректора.

Инструкции по работе с подсистемой «Командировки» расположены на панели слева.

После оформления командировки распечатывается весь комплект документов в одном экземпляре и вместе с материалами (презентацией, текстом доклада или статьи и т.д.) и документами, полученными после их экспертизы, подписывается у руководителя подразделения (или у нескольких руководителей, если у командируемого несколько мест работы), руководителя научного проекта и администрации.

В течение трех дней после окончания командировки сотрудник предоставляет в общий отдел бухгалтерии (Кронверкский проспект, д.49, лит. А, ауд. 1222 (280 б)) служебное задание с отчетом о его выполнении, а также документы, подтверждающие затраты.

Если сотрудник отправляется в достаточно продолжительную командировку или хочет заранее приобрести билеты и оплатить оргвзнос для участия в конференции, допускается получение аванса на командировочные расходы в размере до 70% от всей сметы.

Образец служебной записки для получения аванса на командировочные расходы скачать.

Для оформления аванса обязательным требованием является наличие приказа на командировку сотрудника.

Рекомендации по оформлению командировок:

• командировку необходимо оформлять за неделю до планируемой даты отправления;
• в период командировки командируемый сотрудник не должен находиться в отпуске;
• в поле «цель» необходимо указать цель в соответствии с планом работ/техническим заданием по научному проекту;
• если цель работы предполагает представление результатов исследований в открытых источниках (доклады и презентации на конференциях и семинарах, опубликование статей в журналах и т.д.), необходимо провести Экспертизу материалов;
• материалы должны иметь ссылку (номер соглашения) на научный проект, в рамках которого был получен представляемый результат.

Рекомендации по оформлению сметы по командировочным расходам:

• в поле «статья дохода» заполняется информация об источнике финансирования, указанном в карточке проекта в СППД/Руководитель проекта;
• в поле «ЦФУ / ЦФЗ / ДА» под ЦФУ понимается номер научного проекта, по которому оформляется командировка; ЦФЗ – номер подразделения, в котором работает командируемый сотрудник; ДА – дополнительная аналитика, которая заполняется только в случае софинансирования какой-либо программы или другого научного проекта;
• для того, чтобы узнать, по каким нормативам необходимо выбирать суточные и расходы на пользование жилым помещением, необходимо сначала заполнить поле «статья дохода»;
• если цель поездки предполагает оплату организационного взноса для участия в конференции, оформляется дополнительная смета по прочим расходам.

По заполнению сметы Вы можете обратиться к экономисту проекта в ФЭУНИР по телефонам: 498-10-71, 498-18-08.

Рекомендации по выбору подписей в смете:

• в подписях должны быть указаны следующие сотрудники: главный бухгалтер, начальник ДНИР, начальник ФЭУ, руководитель НИР, командируемый;
• для изменения подписей необходимо «Создать подписи по шаблону» и выбрать шаблон «Командировки НИР», после чего указать руководителя НИР.

Список отчетных документов, предоставляемых в течение 3-х дней после приезда:

1. ксерокопия загранпаспорта с отметками о пересечении границ РФ (для заграничных командировок);
2. документы, подтверждающие проезд к месту командировки (ж/д билеты, электронные билеты, посадочные талоны, квитанции о сервисном сборе и др.);
   посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре.
3. служебная записка на перелет, совершенный не российскими авиакомпаниями (см. примеры служебных записок);
4. документы, подтверждающие проживание и оплату в гостинице (бронь не подтверждает факт проживания);
5. документы, подтверждающие другие расходы, предусмотренные сметой (организационный взнос для участия в конференции);
6. копии карт, с которых была оплата (если нет фамилии на чеках), либо выписку со счета. Если оплату совершали не лично, доверенность и служебную записку (см. примеры служебных записок);
7. переводы всех документов на иностранном языке (кроме билетов) на русский язык (документооборот в РФ ведется на русском языке);
8. служебное задание должно быть заполнено полностью (краткий отчет о выполнении задания и заключение о выполнении) и подписано работником и руководителями.

Все документы маленького размера (посад. талон, билеты, квитанции) должны быть прикреплены к листу А4.

Образцы служебных записок скачать.